Apa itu Webex?
Webex merupakan aplikasi penyedia layanan telekonferensi dan kolaborasi online yang dibuat oleh perusahaan teknologi Amerika, Cisco Systems Inc. Aplikasi ini diciptakan untuk memudahkan pelaksanaan pertemuan virtual maupun kerja sama jarak jauh. Dalam versi bahasa Indonesia, kita menyebut aplikasi ini sebagai “webeks”.
Webex tidak hanya memungkinkan pengguna untuk melakukan pertemuan virtual, tetapi juga mengadakan sesi pelatihan online, sesi presentasi, dan kolaborasi dokumen dalam satu platform. Serangkaian fitur lengkap seperti video conference, audio conference, chat, layar bersama, merekam dan memutar kembali sesi online, serta sharing dokumen dan pengeditan secara bersama-sama, semua tersedia dalam satu platform yang user-friendly dan aman.
Webex menjadi platform yang sangat populer di Indonesia sejak pandemi Covid-19. Banyak perusahaan mengadopsi solusi ini sebagai cara alternatif untuk menjaga koneksi bisnis yang tidak terputus dan menjalankan kegiatan tim jarak jauh dengan lancar.
Oleh karena itu, untuk dapat berpartisipasi dalam sesi Webex, Anda harus memahami dasar-dasar dan fitur-fitur aplikasi. Di bawah ini adalah beberapa cara untuk menggunakan Webex secara benar:
Cara Membuat dan Bergabung Dalam Virtual Meeting Menggunakan Webex
Webex adalah platform virtual meeting yang memungkinkan pengguna untuk mengadakan rapat online dengan berbagai fitur yang lengkap. Namun, tentu saja, sebagian orang masih merasa kesulitan dalam menggunakan Webex, khususnya dalam cara membuat dan bergabung dalam virtual meeting.
Nah, bagi kalian yang masih bingung dalam menggunakan Webex, berikut ini adalah beberapa cara yang bisa kalian lakukan:
Cara Membuat Virtual Meeting Menggunakan Webex
Untuk membuat virtual meeting menggunakan Webex, kalian bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Buka aplikasi Webex di perangkat kalian
- Pada halaman utama, klik tombol “schedule a meeting” atau “jadwalkan rapat”
- Isi form yang sudah disediakan, seperti judul meeting, waktu, dan informasi lainnya yang dibutuhkan pada form tersebut
- Setelah selesai mengisi form, klik tombol “schedule” atau “jadwalkan” untuk menyimpan jadwal meeting tersebut
Setelah kalian membuat jadwal meeting, kalian bisa mengundang orang lain untuk bergabung dalam meeting tersebut. Caranya adalah sebagai berikut:
- Buka jadwal meeting yang sudah kalian buat
- Klik tombol “copy invitation” atau “salin undangan” di bagian bawah form meeting
- Bagikan undangan tersebut melalui email, pesan, atau platform komunikasi lainnya
- Setelah itu, orang yang diundang bisa bergabung dengan meeting tersebut dengan mengikuti langkah-langkah selanjutnya
Cara Bergabung Dalam Virtual Meeting Menggunakan Webex
Setelah menerima undangan untuk bergabung dalam virtual meeting menggunakan Webex, kalian bisa mengikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Buka email atau pesan yang berisi undangan meeting
- Klik tautan yang sudah disediakan untuk bergabung dalam meeting
- Setelah itu, kalian akan diarahkan ke halaman virtual meeting
- Di halaman tersebut, kalian bisa mengaktifkan/mematikan kamera dan mikrofon, serta mengetik pesan jika diperlukan
- Setelah itu, kalian bisa langsung bergabung dalam rapat virtual tersebut bersama dengan pengguna lainnya
Perlu diingat bahwa untuk bergabung dalam virtual meeting menggunakan Webex, kalian perlu memastikan bahwa perangkat yang kalian gunakan sudah terhubung dengan internet dan memiliki koneksi yang stabil. Karena jika koneksi internet tidak stabil, maka kualitas suara dan gambar bisa terganggu.
Itulah tadi beberapa cara untuk membuat dan bergabung dalam virtual meeting menggunakan Webex. Semoga artikel ini dapat membantu kalian untuk lebih mudah dalam menggunakan Webex untuk keperluan rapat online. Selamat mencoba!
Cara Membuat dan Mengatur Jadwal Meeting Dalam Webex
Webex menyediakan beberapa fitur yang memudahkan pengguna untuk membuat dan mengatur jadwal meeting. Berikut adalah panduan cara membuat dan mengatur jadwal meeting dalam Webex:
1. Membuat Jadwal Meeting
Langkah pertama untuk membuat jadwal meeting dalam Webex adalah dengan masuk ke akun Webex Anda. Setelah masuk, klik tombol “Schedule a Meeting”. Setelah itu akan muncul formulir untuk menentukan tanggal dan waktu meeting, dan juga memilih tipe meeting (one-time atau recurring). Anda juga bisa memilih meeting options seperti video, audio, dan password meeting. Setelah selesai, klik “Schedule”.
Setelah jadwal meeting dibuat, Anda akan mendapatkan link undangan yang bisa disebarkan ke para peserta. Anda juga bisa memodifikasi jadwal meeting kapan saja dengan masuk ke akun Webex dan memilih meeting yang ingin diubah.
2. Menambahkan Peserta Meeting
Setelah jadwal meeting dibuat, Anda bisa menambahkan peserta meeting dengan melalui fitur “Invite and Remind”. Anda bisa memasukkan email atau nama peserta yang ingin diundang sebanyak yang Anda inginkan. Anda juga bisa menyesuaikan pesan yang akan dikirim sebagai undangan.
Jika ada peserta yang belum merespon undangan, Anda bisa mengirimkan reminder dengan fitur “Remind” yang ada pada jadwal meeting. Peserta yang merespon akan masuk pada daftar peserta yang hadir dan bisa bergabung ke dalam meeting.
3. Menyiapkan Fitur Teknis Meeting
Webex menyediakan beberapa fitur teknis yang bisa membantu pengguna dalam mengatur meeting. Beberapa fitur tersebut merupakan:
- Virtual Background: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memilih background virtual yang akan muncul saat sedang meeting. Pengguna bisa memilih gambar atau video yang sudah tersedia pada Webex atau upload gambar atau video sendiri.
- Recording: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk merekam meeting dan menyimpannya ke dalam Webex atau mendownload file rekaman tersebut. Pengguna bisa memilih untuk merekam suara, video, dan chat di dalam meeting.
- Chat: Fitur chat memungkinkan pengguna untuk berkomunikasi dengan peserta yang sedang hadir dalam meeting. Pengguna bisa mengirimkan pesan teks, emoticon, memberikan reaksi, dan membagikan file.
- Screen Sharing: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk berbagi tampilan layar komputer dengan peserta lainnya dalam meeting. Pengguna bisa memilih untuk berbagi seluruh tampilan layar atau hanya sebagian tampilan layar.
- Breakout Rooms: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk memisahkan peserta dalam meeting menjadi beberapa kelompok dan memungkinkan mereka untuk berdiskusi secara terpisah dalam breakout room tersebut.
Dengan adanya fitur-fitur teknis ini, pengguna bisa mempermudah pembahasan dalam meeting dan mengoptimalkan waktu yang dimiliki. Namun, pastikan untuk menguasai penggunaan fitur tersebut sebelum menggunakannya di dalam meeting agar tidak terjadi masalah teknis yang tidak diinginkan.
Cara Menggunakan Fitur-Fitur Webex: Chatting, Sharing, dan Anotasi
Webex memiliki fitur-fitur yang sangat membantu dalam melakukan meeting atau webinar, salah satu fitur yang sangat berguna adalah fitur Chatting Webex. Fitur ini memungkinkan para pemakai aplikasi Webex untuk berkomunikasi melalui pesan dengan mudah selama pertemuan. Dalam fitur chatting ini, Anda dapat mengirim pesan pribadi ke semua peserta atau hanya untuk sebagian peserta dalam room webex dengan mudah.
Untuk melakukan chatting pada Webex, Anda pertama harus melihat daftar peserta dan pilih peserta komunikasi pada menu yang disediakan. Setelah Anda memilih peserta, chat window akan muncul dan Anda bisa mulai mengetik pesan ke dalam kolom yang disediakan. Setelah selesai mengetik pesan, klik tombol ‘Kirim’ untuk memulai chatting. Chatting pada Webex juga memiliki fitur lain seperti emoticon atau stiker yang bisa mempercantik chatting Anda.
Selain chatting, Sharing juga merupakan fitur yang sangat berguna saat melakukan pertemuan melalui Webex. Fitur Sharing ini memungkinkan para pemakai Webex untuk berbagi dokumen, gambar, atau video dengan para peserta pertemuan lainnya dengan mudah dan cepat.
Untuk menggunakan fitur Sharing Webex, Anda dapat membuka salah satu tampilan yang Anda ingin bagikan dengan peserta, klik tombol ‘Share’ di bagian atas layar. Setelah itu, akan ada opsi untuk memilih bagian layar mana yang ingin Anda bagikan dan dengan siapa saja, atau Anda juga dapat memilih salah satu file Anda dan membagikannya ke seluruh peserta dalam room webex.
Selain fitur Chatting dan Sharing, fitur Anotasi Webex juga dapat memudahkan pengguna dalam mengeksplorasi ide atau presentasi. Fitur ini memungkinkan para pengguna untuk langsung menandai atau menambahkan catatan tentang suatu objek yang sedang ditampilkan dalam room webex.
Untuk menggunakan fitur Anotasi Webex, klik tombol ‘Anotasi’ di bagian atas layar dan pilih alat yang ingin Anda gunakan seperti pen, highlighter, atau text tool. setelah itu, Anda dapat memilih objek yang ingin Anda anotasi dan tulis atau gambarkan sesuai keinginan Anda.
Fitur Anotasi Webex bahkan dapat memungkinkan Anda mengunduh catatan yang telah ditambahkan pada sebuah objek, sehingga memudahkan Anda untuk berbagi ide atau catatan penting ke dalam room Webex.
Dalam keseluruhannya, menggunakan fitur-fitur seperti Chatting, Sharing dan Anotasi pada Webex dapat membantu Anda untuk berinteraksi dengan peserta pertemuan lainnya dan memfasilitasi diskusi yang lebih efektif. Aplikasi Webex juga mempunyai fitur-fitur lain yang memudahkan pengguna dalam melakukan pertemuan seperti fitur rekaman pertemuan, polling dan whiteboard sharing.
Tips dan Trik Untuk Memaksimalkan Penggunaan Webex Dalam Virtual Meeting
Jaman sekarang, dengan berbagai keterbatasan yang ada, Virtual Meeting menjadi suatu kegiatan yang tidak dapat dihindari lagi. Apalagi untuk sebuah meeting yang melibatkan peserta yang berada di lokasi yang berbeda-beda. Maka dari itu, solusi yang paling tepat adalah menggunakan software konferensi yang bisa diakses melalui internet, salah satunya adalah Webex. Dalam artikel ini, kami akan memberikan Tips dan Trik untuk memaksimalkan penggunaan Webex dalam Virtual Meeting. Berikut adalah beberapa tipsnya :
1. Pastikan Koneksi Internet yang Stabil
Tips awal yang harus diperhatikan ketika menggunakan Webex dalam sebuah Virtual Meeting adalah pastikan bahwa koneksi internet yang digunakan adalah stabil dan cukup cepat. Koneksi yang tidak stabil akan mengganggu jalannya meeting, bisa jadi suara atau gambar terpotong, atau malah terputus. Hal ini akan mengganggu jalannya meeting dan menghambat produktivitas meetings. Pastikan juga semua peserta meeting sudah menggunakan koneksi internet yang cukup stabil dan cepat.
2. Persiapkan Diri Sebelum Meeting Dimulai
Sebelum join ke Virtual Meeting, persiapkan diri terlebih dahulu. Pastikan kamu sudah ada di tempat yang terang dan menyala. Pastikan juga kamera atau webcam yang kamu gunakan dalam kondisi yang baik, dan suara terdengar jelas. Gunakan headset atau earphone agar suara yang keluar dari speaker tidak mengganggu meeting. Selain itu, pastikan perangkat atau laptop yang akan digunakan sudah di-charge atau sudah terpasang pengisi daya agar tidak mati tengah jalan.
3. Gunakan Fitur Chat untuk Mengakomodir Pertanyaan dan Komentar
Selama meeting berlangsung, peserta akan mengajukan pertanyaan maupun memberikan komentar terkait materi yang disampaikan. Tidak jarang hal ini mengganggu jalannya presentasi, sehingga tidak hanya waktu meeting yang menjadi terbuang, tapi juga konsentrasi peserta meeting akan terganggu. Maka dari itu, gunakan fitur Chat untuk mengakomodir semua pertanyaan dan komentar dari peserta meeting. Hal ini akan memudahkan pengelola presentasi untuk memilih waktu yang tepat untuk menjawab semua pertanyaan.
4. Pakai Fitur Recording untuk Merekam Meeting
Pakai fitur Recording pada Webex untuk merekam seluruh Meeting. Hal ini penting ketika sebuah meeting dilakukan untuk membahas hal penting dan harus dibuktikan di masa depan. Merekam sebuah meeting juga bisa membantu mencatat detail yang dibahas pada pertemuan. Hal ini juga berguna untuk peserta meeting yang tidak bisa hadir pada waktu meeting, bisa merekam meeting dan menontonnya pada waktu yang lain.
5. Gunakan Virtual Background untuk Menambah Kesan
Ketika melakukan Virtual Meeting, salah satu hal terpenting untuk diperhatikan adalah tampilan. Dalam sebuah Virtual Meeting, tampilan yang rapi dan baik akan menambah kenyamanan dan memudahkan peserta meeting untuk memahami materi yang dipaparkan. Warna-warna cerah dan bahan-bahan visual yang tepat bisa membuat meeting menjadi lebih menarik. Salah satu fitur Webex yang bisa diakses untuk membuat tampilan Meeting menjadi lebih menarik adalah ‘Virtual Background’. Kamu bisa memilih background virtual apa yang akan digunakan sesuai dengan tema materi yang disampaikan.
Demikianlah beberapa tips dan trik untuk memaksimalkan penggunaan Webex dalam Virtual Meeting. Semoga bisa membantu. Segera implementasikan semua tips di atas agar meeting benar-benar produktif.
